System SEMPRe to specjalizowany system informatyczny, przeznaczony dla dystrybutorów prasy, umożliwiający wspieranie procesu kolportażu na wszystkich jego etapach.
Główne zadania systemu obejmują prowadzenie gospodarki magazynowej dla centrów logistycznych i punktów sprzedaży (kioski, saloniki prasowe itp.) oraz wsparcie dla procesów dostaw i zwrotów niesprzedanej prasy. W szczególności system rozlicza reklamacje zgłoszone przez pracowników punktów sprzedaży, wystawia faktury dla tych punktów oraz rozlicza pracę osób zatrudnionych w centrach logistycznych. Kolejnym ważnym zadaniem systemu jest udostępnienie danych dla innych systemów informatycznych dystrybutora (np. SAP, EDI) oraz dla systemów należących do partnerów biznesowych, m.in. wydawców prasy.
Integralna częścią systemu jest Portal Komunikacyjny przeznaczony dla wydawców i odbiorców prasy. Portal udostępnia szereg raportów i analiz, ułatwiających wydawcom prasy planowanie i obsługę przyszłych dostaw, natomiast dla odbiorców prasy (punktów sprzedaży) zapewnia informacje o wykonywanych dostawach i zwrotach.
Najważniejsze procesy biznesowe realizowane z udziałem systemu SEMPRe
- Dostawa prasy do punktów sprzedaży
- Zwrot prasy z punktów sprzedaży
- Obsługa reklamacji dostaw i zwrotów prasy do punktów sprzedaży
- Obsługa ponownego wprowadzenia prasy do sprzedaży (towar wcześniej zwrócony z punktów sprzedaży)
- Przyjęcie prasy do magazynu Centrum Logistycznego
- Wydanie prasy z magazynu Centrum Logistycznego
- Obsługa prasy wydawanej z Centrum Logistycznego jako makulatura
- Obsługa inwentaryzacji punktów sprzedaży
- Obsługa inwentaryzacji magazynów Centrum Logistycznego
- Obsługa weryfikacji spójności danych sprzedażowych z systemami hurtowymi odbiorców prasy (sieci handlowe posiadające wiele punktów sprzedaży)
- Obsługa procesu wystawania i dostarczania faktur do ich odbiorców
- Obsługa danych konfiguracyjnych oraz logistycznych punktów sprzedaży oraz produktów prasowych i pozaprasowych
- Obsługa modułu komunikacji z punktów sprzedaży
- Obsługa modułu komunikacji mailowej z obsługą
- Obsługa procedur awaryjnych
System SEMPRe dostosowany jest do obsługi dużych strumieni ruchu towarowego. Codziennie do sprzedaży wprowadzane jest około 150 nowych numerów wydawniczych, które muszą zostać dostarczone do kilkudziesięciu tysięcy punktów sprzedaży. Skutkuje to codzienną obsługą kilkuset tysięcy dokumentów magazynowych.
Z uwagi na specyfikację rynku prasy głównym wymaganiem stawianym dla systemu jest niezawodność. Dostawa prasy musi zostać zrealizowana w tak zwanym pierwszym dniu sprzedaży, w którym generowane jest 80% rozchodu dostarczanej prasy. Właśnie ze względu na wspomnianą niezawodność oraz pracę systemu w trybie 24/7 otrzymał on nazwę SEMPRe, co z języka włoskiego oznacza „zawsze”.
Najważniejsze procesy biznesowe realizowane z udziałem systemu SEMPRe
- Pełna obsługa gospodarki magazynowej punktów sprzedaży oraz Centrów Logistycznych, skutkująca zwiększeniem kontroli nad obsługiwaną masą towarową
- Usprawnienie procesu dostaw oraz zwrotów prasy z punktów sprzedaży
- Zmniejszenie wpływu czynnika ludzkiego na proces dostaw oraz zwrotów prasy
- Ujednolicenie obsługi procesów biznesowych w poszczególnych Centrach Logistycznych
- Uszczelnienie procesu obsługi dostaw oraz zwrotów, umożliwiające pełne rozliczenie operatorów z wykrytych błędów
- Optymalizacja zatrudnienia poprzez centralizację systemu magazynowego
- Usprawnienie procesu wystawiania faktur, a co za tym idzie zwiększenie płynności finansowej
- Elektroniczna, zautomatyzowana wymiana danych z systemami biznesowymi, niewymagająca udziału człowieka
- Szeroki zestaw raportów, umożliwiający analizę pod względem magazynowym, jak i księgowym obsługiwanych procesów
- Automatyczny system powiadamiania mailowego o wykrytych nieprawidłowościach oraz błędach
- Zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji w postaci procedur awaryjnej obsługi
System SEMPRe został wdrożony w połowie roku 2015 w firmie RUCH S.A., która jest czołowym graczem na rynku dystrybucji prasy w Polsce. System SEMPRe jest nieprzerwanie rozwijany w ślad za nowymi potrzebami biznesowymi klienta oraz zmianami w ustawodawstwie (głównie w zakresie księgowym i finansowym). Merrid Controls regularnie opracowuje aktualizacje oprogramowania, które uwzględniają postulaty użytkowników oraz zwiększają niezawodność systemu. Aktualizacji dokonuje się zdalnie, co znacząco zmniejsza czas oraz koszt ich przeprowadzenia. System objęty jest stałą obsługą serwisową w trybie 24/7.
System SEMPRe został opracowany z przeznaczeniem do obsługi gospodarki magazynowej prasy, jednak jego struktura umożliwia łatwe dostosowanie dla potrzeb rynku innych towarów i do zarządzania funkcjonującymi w jego obrębie procesami logicznymi.